Informace o ochraně osobních údajů

HSP & Partners advokátní kancelář s.r.o., IČ: 29453101, se sídlem Vodičkova 710/31, 110 00 Praha 1 – Nové Město, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl A, vložka 77695, (dále jen „AKHSP“ nebo „naše kancelář“) při své činnosti nakládá s osobními údaji našich klientů, protistran našich klientů, event. i právních zástupců těchto osob, a dalších osob dle povahy poskytované právní služby (např. rodinných příslušníků klientů, zaměstnanců našich klientů), dále osobní údaje našich smluvních partnerů a dodavatelů, návštěvníků našich webových stránek atd. (dále jen „subjekty údajů“).

Dle terminologie platné právní úpravy[1] je AKHSP správcem těchto osobních údajů.

Kontakty

S Vašimi dotazy, žádostmi či námitkami se můžete na naši kancelář obracet

• Poštou na adresu sídla Vodičkova 710/31, 110 00 Praha 1 – Nové Město
  nebo na adresu pobočky Čechova 1184/2, 750 02 Přerov
• E-mailem na adresu ak@akhsp.cz nebo adresu advokáta, s nímž ve věci komunikujete,
• Telefonicky na tel. 734 363 336 nebo na kontaktním telefonním čísle advokáta poskytujícího Vám právní služby

AKHSP nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů

1) Obecně

Účely a zákonné tituly zpracování

Shromažďujeme a zpracováváme osobní údaje pro předem určený účel a stanovený zákonný titul a jen v nezbytném rozsahu:

• Poskytování právních služeb
  • výkon právních služeb a poskytování poradenství v oblasti práva, plnění požadavků a pokynů klientů, ochrana jejich práv;
  • titulem je
    • plnění smlouvy [2] o poskytování právní služby uzavřené s klientem (vztahuje se i na dobu sjednávání smlouvy a vyjednávání podmínek)
    • nebo plnění právní povinnosti [3] v případech, kdy je advokát klientovi rozhodnutím soudu ustanoven obhájcem, opatrovníkem či právním zástupcem,
    • a také ochrana oprávněného zájmu třetích osob (klientů, jejich zaměstnanců, svědků apod.) [4]
    • dále určení, výkon nebo obhajoba právních nároků v případě nakládání s osobními údaji zvláštní kategorie (citlivými údaji) [5];
• Plnění smluv AKHSP
  • plnění smluv, které AKHSP uzavřela s obchodními partnery, dodavateli či nájemci prostor určených k podnikání (vztahuje se i na přípravu smlouvy a vyjednávání o jejích podmínkách);
  • titulem je plnění smlouvy ²;
• Plnění právních povinností
  • plnění povinností uložených zákonem o advokacii a předpisy vydanými Českou advokátní komorou, zákonem o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, účetní a daňovou legislativou atd.;
  • titulem je plnění právní povinnosti ³;
• Ochrana práv a právem chráněných zájmů naší kanceláře
  • výkon nebo obhajoba právních nároků naší kanceláře, jsme-li nuceni vymáhat svá práva nebo je hájit v soudním či správním řízení, dále ochrana majetku AKHSP, předcházení a odhalování podvodného nebo škodného jednání, mj. ochrana interní sítě či ochrana webových stránek kanceláře;
  • titulem je oprávněný zájem správce, tj. AKHSP ⁴;
• Zasílání newsletterů a nabídka služeb naší kanceláře
  • zasílání novinek, obchodních sdělení a nabídky služeb naší kanceláře klientům AKHSP
  • titulem je oprávněný zájem správce, tj. AKHSP ⁴;

Zpracovávané osobní údaje

• Identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, datum narození, průkaz totožnosti, adresa bydliště, podpis, rodné číslo, IČ, DIČ).
• Kontaktní údaje – telefonní číslo, e-mailová adresa, kontaktní adresa.
• Údaje o bankovním spojení, historii plateb a transakcí, event. další fakturační údaje.
• Další údaje týkající se klienta či třetích osob, jejich rozsah závisí na povaze poskytované právní služby
  • povaha a rozsah osobních údajů se liší dle toho, zda se jedná o obchodní smlouvu, pracovněprávní záležitost, o advokátní úschovu, převod nemovitosti či rozvod a řízení o péči a výživném; v každém případě zpracováváme pouze ty údaje, které jsou pro danou právní službu nezbytné;
  • mohou tak být zpracovávány údaje o pracovní pozici, rodinném stavu, počtu dětí, zdravotním stavu, fotografie, kamerové záznamy, pověsti, trestních odsouzeních atd.
• Údaje shromažďované o zařízeních v souvislosti s využíváním webových stránek AKHSP (cookies Google Analytics).
• Údaje o využívání Vašich zákonných práv dle nařízení GDPR a evidence jejich uplatnění vůči naší kanceláři.

Zdroje osobních údajů

Z jakých zdrojů naše kancelář osobní údaje získává:

• od našich klientů při poskytování právních služeb;
• od subjektů údajů (obchodních partnerů atd.) při uzavírání smluv, realizaci spolupráce atd.;
• z veřejně dostupných rejstříků, evidencí a dalších zdrojů (obchodní rejstřík, ARES, katastr nemovitostí, webové stránky apod.), je-li takový údaj nezbytný pro poskytnutí právní služby, ochranu práv klienta, realizaci spolupráce anebo pro ochranu práv AKHSP či klientů (ověření existence subjektu, pravdivosti tvrzení protistrany, aktuálnosti údajů apod.);
• od jiných subjektů, pokud to umožňuje právní norma (ze soudního či správního spisu, z výslechu svědka apod.) anebo pokud subjekt údajů dal tomuto jinému subjektu souhlas s předáním osobních údajů naší kanceláři;
• prostřednictvím automatizovaných prostředků při využívání našich webových stránek (např. pro statistické účely);

Příjemci

Naše advokátní kancelář je ze zákona vázána povinností mlčenlivosti a tuto v plné míře ctí. AKHSP předává dílčí informace vč. osobních údajů při respektování a dodržení povinnosti mlčenlivosti těmto dalším subjektům:

• Zpracovatelům – tj. subjektům, kteří pomáhají AKHSP s některými specifickými odbornými činnostmi např.:
  • spolupracujícím advokátům
  • poskytovatelům IT služeb a aplikací k evidenci poskytnutých služeb
  • poskytovatelům účetních služeb
• Státním orgánům a jiným osobám, jestliže je to nezbytné
  • při poskytování právních služeb – při oslovení protistrany či právního zástupce protistrany, při podání žaloby, při uplatnění nároku u jiného subjektu, při podání exekučního návrhu atd.;
  • pro úspěšné uplatnění nároku AKHSP nebo hájení práv naší kanceláře – například právnímu zástupci, pojišťovně, bance, soudům, soudním exekutorům;
  • pro splnění povinnosti uložené právním předpisem – například České advokátní komoře nebo jiným orgánům dohledu, bance, u níž je realizována advokátní úschova, orgánům činným v trestním řízení, soudům, notáři, insolvenční správci;
• se souhlasem či na pokyn klienta mohou být osobní údaje poskytnuty i dalším subjektům

Doba zpracování

Osobní údaje uchováváme po dobu stanovenou právním předpisem, anebo po dobu nezbytnou pro splnění účelu, pro který byly shromážděny.

• Poskytování právních služeb – 5 let od ukončení poskytování právních služeb (uzavření konkrétního klientského spisu) [6].
• Úschova či jiná správa majetku – 10 let od ukončení správy[7].
• V ostatních případech máme za to, že účel zpracování trvá po dobu, kdy z činnosti hrozí uplatnění právních nároků (zpravidla desetiletá promlčecí lhůta) a ještě jeden kalendářní rok po zániku všech hrozících právních nároků, tj. v případě smlouvy zpravidla 11 let po zániku smluvního vztahu.
• Pro účely zasílání obchodních sdělení bude naše kancelář – v souladu s ust. § 7 zák. č. 480/2004 Sb. – zpracovávat kontaktní údaje klienta do doby, než klient vyjádří s takovým zasíláním nesouhlas.

Další důležité informace

AKHSP nepředává osobní údaje do třetích zemí mimo EU ani mezinárodním organizacím. Pokud využíváme cloudová uložiště, jsou tato umístěna v rámci EU a je tak zajištěna úroveň ochrany vyžadovaná platnou právní úpravou.

Při poskytování právních služeb naše kancelář neprovádí profilování subjektů údajů či jiné automatizované rozhodování mající právní účinky pro subjekty údajů.

Práva

Upozornění! Uplatnění některých práv je s ohledem na advokátní povinnost mlčenlivosti pro některé subjekty (zejména protistrany našich klientů) omezeno. Více informací v 2. části tohoto dokumentu.

• Právo na informace a vysvětlení – pokud Vám cokoliv v tomto dokumentu není jasné nebo není pro Vás zcela srozumitelné, neváhejte se na nás obrátit.
• Právo odvolat souhlas – v případech, kdy údaje shromažďujeme a zpracováváme na základě Vámi uděleného souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat, a to bezplatně. Poskytnutí souhlasu je zcela dobrovolné. Pokud souhlas odvoláte, nemá to vliv na již učiněné činnosti zpracování, ani na ty činnosti zpracování, které je naše kancelář povinna ještě dle právních norem učinit.
• Právo vznést námitku – pokud osobní údaje zpracováváme pro účely oprávněných zájmů naší kanceláře nebo třetí strany, máte právo vznést proti takovému zpracování námitku. Takovou námitkou odůvodníte, proč ve Vaší konkrétní situaci převažují Vaše zájmy na ochranu soukromí a nepřevažují oprávněné zájmy AKHSP nebo třetí strany. Tedy v případě, kdy samotné zpracování je obecně přípustné, existují konkrétní důvody, proč ve Vašem případě nemá zpracování probíhat. Možnost vznést námitku se nevztahuje na zpracování založené na souhlasu, plnění smlouvy, plnění zákonných povinností nebo jiného právního titulu než je „oprávněný účel“.
• Právo na přístup k osobním údajům – máte právo získat od naší kanceláře potvrzení, zda Vaše osobní údaje zpracováváme či nikoliv, a v kladném případě informace dle čl. 15 Nařízení GDPR.
• Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů
  • Právo na výmaz (tzv. právo „být zapomenut“) – máte právo žádat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, pokud jsou splněny podmínky čl. 17 Nařízení GDPR (nejsou potřebné pro účely uvedené výše, byl odvolán souhlas, jiný právní titul zpracování odpadl, uplatnili jste oprávněně námitku proti zpracování).
  • Právo na omezení – máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů za podmínek vymezených v čl. 18 Nařízení GDPR
  • Právo na přenositelnost údajů – je Vám garantováno článkem 20 Nařízení GDPR, nicméně v podmínkách naší kanceláře nejsou naplněny předpoklady pro jeho uplatnění (AKHSP neprovádí automatizované zpracování osobních údajů).
  • Právo obrátit se na ÚOOÚ – nesouhlasíte-li se způsobem, jakým Vaše osobní údaje zpracováváme, nebo s přístupem naší kanceláře, můžete se kdykoliv se svou stížností obrátit Úřad pro ochranu osobních údajů, kontaktní údaje naleznete na webu: uoou.cz.

2) Konkrétně k některým situacím

Osoby, které nejsou klienty AKHSP, a omezení vyřizování jejich žádostí

AKHSP při poskytování právních služeb klientům zpracovává rovněž osobní údaje osob, které klienty nejsou a vůči kterým musí advokát hájit práva svého klienta. Zpravidla se jedná o osoby, s nimiž klient jedná o uzavření smlouvy nebo vede spor, případně o zástupce takových osob. Dále je budeme označovat pro stručnost jako „Neklienty“.

Zpracování osobních údajů těchto „Neklientů“ je nezbytné pro účely oprávněných zájmů klientů AKHSP, a to konkrétně uplatnění nebo obhajobu jejich nároků, práv a zájmů.[8] Rozhodně tedy není vůbec třeba souhlasu „Neklienta“. Rozsah zpracovávaných osobních údajů se liší případ od případu, tak jako jsou rozmanité právní služby poskytované naší kanceláří.

Upozornění! Uplatnění práv garantovaných Nařízením GDPR – zejména práva na přístup k osobním údajům, práva vznést námitku či práva na výmaz – osobami, které nejsou současnými ani bývalými klienty naší kanceláře, je fakticky výrazně omezeno. „Neklienti“ mohou své žádosti uplatnit, avšak z důvodu advokátní mlčenlivosti a povinnosti hájit práva klientů (řádného výkonu advokacie) ve většině případů těmto žádostem nemůžeme ani částečně vyhovět.

I při vyřizování všech žádostí subjektů údajů dle Nařízení GDPR musí advokát postupovat v souladu s předpisy o advokacii a nesmí být ohroženy zásady a principy výkonu advokacie. Nařízení GDPR nikterak nemění, nemodifikuje ani nesnižuje povinnosti advokátů vyplývající ze zákona o advokacii, etického kodexu a dalších souvisejících předpisů, a to především povinnost mlčenlivosti zakotvenou v ust. § 21 zákona o advokacii. Povinnosti řádného výkonu advokacie a šíře advokátní mlčenlivosti tedy vylučují, aby bylo věcně reagováno na žádosti uplatňující práva dle Nařízení GDPR učiněné osobami, které nejsou současnými ani bývalými klienty či zaměstnanci advokáta.

V ostatním platí obecné informace uvedené výše v části první tohoto dokumentu.

Uchazeči o zaměstnání

AKHSP zpracovává po obdržení životopisu tyto osobní údaje o uchazeči o zaměstnání: jméno a příjmení, datum narození, adresu bydliště, e-mailovou adresu, telefonní číslo, fotografii, informace o kvalifikaci a vzdělání a další údaje týkající se Vaší osoby a uvedené v zaslaném životopise či průvodním dopisu.

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány za účelem výběru vhodného uchazeče k obsazení vypsané pracovní pozice a případného kontaktování uchazečů, a to z titulu dle ust. čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) Nařízení GDPR (jednání před uzavřením pracovní smlouvy a oprávněné zájmy AKHSP), tedy i bez Vašeho souhlasu.

Vaše osobní údaje bude naše společnost zpracovávat do skončení výběrového řízení a uplynutí zkušební doby vybranému uchazeči

V ostatním platí obecné informace uvedené výše v části první tohoto dokumentu.

[1] Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), ve znění platném a účinném (dále jen „Nařízení GDPR“).

[2] dle čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení GDPR

[3] dle čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení GDPR

[4] dle čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR

[5] dle čl. 9 odst. 2 písm. f) Nařízení GDPR

[6] Čl. 3 usnesení Představenstva České advokátní komory č. 9/1999 Věstníku ze dne 8.11.1999, kterým se stanoví některé podrobnosti o dokumentaci advokáta vedené při poskytování právních služeb a o vedení evidence provedených konverzí, ve znění pozdějších předpisů

[7] § 56a odst. 3 zák. č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů

[8] dle čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR

Žádost o uplatnění práv

Abychom Vám usnadnili uplatnění Vašich zákonných práv dle předpisů o ochraně osobních údajů, připravili jsme pro Vás formulář Žádost subjektu o uplatnění práv. Vyplněný jej zašlete na některou z níže uvedených adres.

Kontakty

S Vašimi žádostmi, dotazy či námitkami se můžete na naši kancelář obracet

• poštou na adresu sídla Vodičkova 710/31, 110 00 Praha 1 – Nové Město
  nebo na adresu pobočky Čechova 1184/2, 750 02 Přerov
• e-mailem na adresu ak@akhsp.cz nebo adresu advokáta, který Vám poskytuje právní službu

!   Dovolujeme si Vás upozornit, že před vyřízením každé žádosti nesmíme mít pochybnosti o totožnosti žadatele. Musíme zajistit, aby práva nebyla zneužita a osobní údaje nebyly neoprávněně předány cizí osobě.